Formlar

Ekipleri Çalışma Metodolojisi

Ekipleri Çalışma Metodolojisi

 

  1. AMAÇ: Ekip çalışmalarının amacı kuruluşumuzun ana iş hedefleri ve politikaları doğrultusunda, özellikle; verimliliğin arttırılması, kalitenin iyileştirilmesi, maliyetlerin azaltılması, çalışma ortamının iyileştirilmesi, müşteri memnuniyetinin arttırılması vs. gibi ana konularda metodolojik bir yaklaşımla mevcut durumun geliştirilmesine ve iyileştirilmesine yönelik sonuçların ortaya konmasını sağlamak ve bu sonuçları ortaya koyan uygulayıcıları onurlandırmak.

 

1.1 Ekip Çalışma Metodolojisinde;

Kuruluşumuzun katılımcı yönetim felsefesi desteklenir.

  • Çalışanlar, kendi başlarına karar alabilmeleri doğrultusunda yetkilendirilirler.
  • Çalışanların katılımı cesaretlendirilir, yenilikçi ve yaratıcı girişimler desteklenir.
  • İyileştirme çalışmalarına çalışanlar birey ve ekip düzeyinde katılıma özendirilir ve desteklenir.
  • Çalışanların ekip olarak çalışma becerileri gelişir.
  • Çalışanların kendi iş çevrelerindeki iş güvenliği, prosesler, ürün ve hizmet kalitesi, sistemler vb. konulara ilişkin iyileştirme ve geliştirmeler için mantıksal ve pratik fikir ve öneri verme imkânı sağlanır.

  • Çalışanlar ekip çalışma metodolojisinde yer alarak kendini gerçekleştirme ihtiyacını giderirler.
  • Yönetici ve diğer çalışanlar ile iletişim kurma gereksinimlerini karşılama imkanı verir.
  • Ekip düzeyindeki hedeflerin kuruluşun hedefleri ile uyum içinde olması sağlanır.

 

  1. TANIMLAR:

KGK: Kurumsal Gelişim Komitesi

Ekip Çalışması: Fonksiyon veya fonksiyonlar arası problemleri çözmek için çalışanlar tarafından metodolojik olarak gerçekleştirilen faaliyetlere ekip çalışması denir.

Sinerji Ekipleri: Gönüllü olarak kurulan veya bölüm yöneticileri tarafından atanan; prosesler arası ekiplerdir.

Problem Çözme Ekipleri: Gönüllü olarak kurulan veya bölüm yöneticileri tarafından atanan; prosesler veya fonksiyonlar arası ekiplerdir.

Proje Ekipleri            : KGK tarafından; yeni bir teknolojik yatırım, yeni ürün tasarımı ve üretimi, Pazar araştırması v.s. gibi stratejik kararlarda atanan ekiplerdir.

Komiteler: Üyeler KGK tarafından belirlenir. Komiteler fonksiyonlar arası ve uzman kişilerden oluşur. Belirli dönemlerde toplanırlar ve KGK’nin stratejik kararlar almasına destek verirler. “Mükemmellik Modeli” uygulamalarının yaklaşımlarının yayılımını sistematik bir şekilde yayılmasını sağlarlar.

Hedeflerin Yayılım Ekipleri: Bölüm süreç eylem planlarında ilgili bölüm yöneticilerinin ortak kararıyla belirlenen ekiplerdir. Hedeflerin yayılım ekipleri proses ve fonksiyonlar arasıdır.

 

  1. UYGULAMA SORUMLULARI :

3.1. Genel Müdür:

  • Ekip çalışmalarının ve metodolojisinin kuruluşun temel amaç, hedef ve politikalarıyla uyumlu bir şekilde uygulanmasından, sürekliliğini sağlamaktan ve etkinliğini kontrol etmekten,
  • Çalışanları ekip çalışmalarına katılmaları için politikalar oluşturmaktan ve desteklemekten,
  • Çalışanları ekip çalışmalarına teşvik etmekten ve özendirmekten,
  • Ekip çalışmalarında ortaya konan fikir ve önerilerin uygulanması için gerektiğinde gerekli yatırımların onaylanmasından ve
  • Ekip çalışmalarına katılan çalışanları onurlandırmaktan ve ödüllendirmekten sorumludur.

 

3.2. Kurumsal Gelişim Komitesi:

  • İyileştirme ekiplerine sponsorluk yapmaktan,
  • Çalışanları ekip çalışmalarına katılmaları için oluşturulan politikaları desteklemekten ve yayılımını sağlamaktan,
  • Çalışanları ekip çalışmalarına teşvik etmekten ve özendirmekten,
  • Ekip çalışmalarında ortaya konan fikir ve önerilerin uygulanması için gerektiğinde gerekli yatırımları onaylamaktan,
  • Ekip çalışmalarına katılan çalışanları onurlandırmaktan ve ödüllendirmekten,
  • Ekip çalışmalarını belirli periyotlarda gözden geçirmekten ve çözüm önerilerinde bulunmaktan,
  • Ekip çalışmalarında ortaya konan çözüm önerilerini değerlendirmekten ve uygulanması için gerekli yatırımları onaylamaktan ve
  • Ekip çalışma metodolojisinin etkinliğini sürekli sorgulamaktan ve metodolojiyi geliştirmekten sorumludur.

 

3.3. Kalite Yönetimi veya IK Müdürlüğü:

  • Ekip çalışmalarını belirli periyotlarda gözden geçirme toplantılarında gerekli koordinasyon ve organizasyonu yapmaktan,
  • Ekip çalışmalarını gözden geçirme toplantılarının sonucunun raporlanmasından ve duyurmasından,
  • Ekip çalışmaları sonuçlarının arşivlenmesinden,
  • KGK adına ekip çalışmalarının belirli dönemlerde etkinliğini sorgulamaktan ve
  • Ekip çalışmalarında yer alan çalışanların ekip çalışması ile ilgili problemlerini çözmekten sorumludur.

 

3.4. Bölüm Yöneticileri:

  • Ekip üyelerini ve liderini belirlemekten,
  • Düzenli olarak ekiplere sponsorluk yapmaktan,
  • Ekip çalışmalarına belirli periyotlarda katılarak olası sebeplerini ortaya koymaktan ve çözüm önerilerinde bulunmaktan,
  • Gerektiğinde ekip çalışmalarında ortaya konan çözüm önerilerini değerlendirmek ve uygulanması için gerekli yatırımları onaylamaktan,
  • Ekip üyelerinin ekip çalışmasına düzenli olarak katılmasını sağlamaktan,
  • Ekiplerin destek çalışma taleplerini zamanında karşılamaktan ve sağlamaktan,
  • Çalışanları ekip çalışmalarına katılmaları için teşvik etmekten ve özendirmekten ve
  • Ekip çalışmalarında kişisel olarak ve aktif biçimde rol almaktan sorumludurlar.

 

3.5. Rehberler:

  • Ekip çalışmalarında metodolojik olarak teknik destek vermekten,
  • Ekiplerin düzenli periyotlarda toplanmalarını sağlamaktan,
  • Ekip çalışma odalarının düzenli olmasından ve gerekli malzeme ve ihtiyaçların karşılanmasından,
  • Ekip çalışmaları ile ilgili dokümanların temin edilmesinden ve ilgili noktalarda bulundurulmasından,
  • Düzenli olarak ekip toplantılarına katılmaktan ve alınan kararların uygulanmasında destek vermekten ve yönlendirmekten,
  • Çözüm önerilerinin uygulanmasının takip edilmesinden ve doğrulamaktan,
  • Ekip çalışmalarında yer alan çalışanların istek ve taleplerini kalite yönetimi müdürüne aktarmaktan,
  • Ekip çalışmaları ile ilgili envanter ve genel sonuç istatistiklerini tutmaktan ve periyodik olarak kalite yönetimi müdürüne raporlamaktan sorumludurlar.

 

3.6. Ekip Lideri:

  • Ekibin koordinatörlüğünü yapmaktan,
  • Belirlenen periyotlarda veya gerektiğinde ekip üyelerini toplantıya çağırmaktan,
  • Ekip üyelerinin toplantılara düzenli olarak katılmasını sağlamaktan,
  • Rehber ile birlikte ekibin çalışma planını oluşturmaktan ve plan doğrultusunda ekibi çalıştırmaktan ve yönlendirmekten,
  • Kararlaştırılan çalışma planında ortaya çıkan yada önceden tahmin edilen sapmalar konusunda rehbere bilgi vermekten,
  • Çözüm önerilerinin uygulanmasının takip edilmesinden ve doğrulamaktan,
  • Üyelerin ekip çalışmasına katkılarını takip etmekten ve katkılarının eşit derecede olmasına özen göstermekten,
  • Görev dağıtımı yaparken tüm üyelere eşit sorumluluk vermekten,
  • Üyeleri yönlendirmekten, bilgi aktarmaktan ve destek vermekten,
  • Toplantılarda amacı hatırlatmaktan, sınırlarını belirlemekten ve zaman planını yapmaktan,
  • Yöntem önermekten, üyelerin fikirlerini söylemelerini sağlamaktan, katılımı az olanları konunun içine çekmekten ve tartışma ortamını desteklemekten,
  • Konu dışı söz yada yazıları gündem dışı bırakmaktan ve temel hedefi hatırlatmaktan,
  • Tartışmaları dikkatli bir şekilde izlemekten,
  • Raportörün katılmadığı toplantılarda vekalet etmekten veya vekil atamaktan,
  • Açıklık getirerek, karşıt fikirleri değerlendirmekten,
  • Üyelerin analizlerini yapmalarını sağlamaktan ve ekip halinde çalışmayı ve anlaşmayı sağlayacak sentez oluşturmaktan,
  • Alınan kararlar ile ilgili olarak, yapılacak işleri tanımlamaktan, sorumlularını belirlemekten ve tamamlama tarihlerini tanımlamaktan sorumludur.

 

3.7 Ekip Raportörü:

  • Ekip kayıtlarını tutmaktan ve toplantı raporlarını rehbere ve ekip üyelerine iletmekten,
  • Ekip tarafından üretilen ve kullanılan dokümantasyonu düzenli bir şekilde dosyalamaktan ve ekip üyelerinin bu dosyaya erişmesini sağlamaktan,
  • Ekip liderinin bulunmadığı toplantılarda yerine vekâlet etmekten,

 

3.8 Ekip Üyeleri ve Çalışanlar:

  • Ekip çalışmalarına düzenli olarak katılmaktan ve destek vermekten,
  • Daha fazla fikir ve öneri üretmek için kendini geliştirmekten,
  • Toplantıya mazeretleri sebebiyle katılamayacak olan ekip üyeleri, en geç toplantı tarihinden iki gün önce ekip liderine haber vermekten,
  • Alınan kararlarda ve çözüm önerilerinde kendilerine verilen sorumlulukları zamanında tamamlamaktan ve
  • Davet edilen sunumlara katılmaktan ve bilgi vermekten sorumludurlar.

 

  1. İLGİLİ DOKÜMANLAR:
  • İyileştirme Ekipleri Kuruluş Formu
  • Ekip Üyeleri Devam Takip Çizelgesi
  • Ekip Çalışma Raporu
  • Problem Analiz Formu
  • Ekip Çalışması Toplantı Notları
  • Olası Sebepleri Sınıflandırma Formu
  • Çözüm Önerileri Formu
  • Ekip Çalışması İş Planı Formu
  • Ekip Çalışması Sonuç Raporu
  • İyileştirme Ekipleri Etkinlik Değerlendirme Formu
  • İyileştirme Ekipleri Ödüllendirme ve Onurlandırma Formu
  • İyileştirme Ekipleri Genel Envanteri

 

  1. UYGULAMA TALİMATI:

5.1.  Ekip Çalışma Konuları:

  • Çok sık yaşanan problemleri çözen iyileştirmeler,
  • İşi kolaylaştıran iyileştirmeler,
  • Ürün / hizmet kalitesini iyileştiren iyileştirmeler,
  • Enerji, malzeme ve diğer kaynakların tasarrufunu sağlayan iyileştirmeler,
  • Çalışma alanıyla ilgili iyileştirmeler,
  • Makinelerde ve proseslerde ki iyileştirmeler,
  • Yeni ürünler için fikirler,
  • Müşteri hizmetleri ve müşteri ilişkilerindeki iyileştirmeler,
  • İş emniyetini arttıran iyileştirmeler,
  • Temizlik ve düzeni arttıran iyileştirmeler,
  • İletişim kalitesini arttıran iyileştirmeler,

 

5.2.  Uygulama Esasları:

  • Ekip çalışma konusu KGK, bölüm yöneticileri veya ekip üyeleri tarafından belirlenebilir.
  • İyileştirme ekipleri; sinerji, problem çözme, proje, hedeflerin yayılım ve komitelerden oluşmaktadır.
  • Ekiplerin üye sayısı 5-9 arasında olabilir. Gerekli görüldüğünde destek üye / üyeler belirlenir ve alınır.
  • Ekipler toplantıları, belirlenen ekip çalışma alanlarında / ofislerde gerçekleştirilir.
  • Ekipler; veri toplamada, mevcut durumu belirlemede ve çözüm önerilerinde problem çözme tekniklerini kullanırlar, ( Veri tabloları, balık kılçığı, akış şeması, grafik vs. )
  • Çalışmaya başlayacak olan ekip ilk toplantıda; ekibin ismini, raportörünü, periyodik toplantı gününü ve saatini belirler.
  • Ekip çalışması ile ilgili doldurulan dokümanlar ve yapılan araştırmalar ekip liderinde bulunan çalışma dosyasında muhafaza edilir.
  • Ekipler salt çoğunlukla toplanır. (Salt çoğunluk = Üye sayısının yarısının bir fazlasıdır.)
  • Yapılan her toplantı sonunda “ekip üyeleri devam çizelgesi” doldurulur.
  • Toplantı belirlenen tarihte yapılamaz ise, farklı bir tarihte ekip lideri telafi toplantısı düzenleyebilir.
  • Yapılan her toplantı sonunda alınan kararlar ekip raportörü tarafından “ekip çalışması toplantı notları formu”‘na yazılır ve bir kopyası ekip rehberine iletilir.

 

5.3. Yönetime Sunuş:

Ekipler ele aldıkları konuyla ilgili olarak belirli periyotlarda düzenlenen ekip sunuşlarına katılırlar.

Sunuşlar, tüm ekip üyelerinin veya lider ve raportörün, KGK üyelerinin ve ilgili bölüm  yöneticilerinin katılımı ile gerçekleştirilir.

Ekipler çalışma sonuçlarını yada çalışmada gelinen son aşamayı ana hatlarıyla 20 dakikalık bir sunuş  şeklinde hazırlarlar.

20 dakikalık her ekip sunuşu sonunda 5’ er dakikalık soru cevap kısmı uygulanır.

Ekipler sunuş aracı olarak projektör, tepegöz, yazı tahtası, slayt, flip chart vb. kullanabilir.

 

5.4. Standartlaştırma:

Ekip çalışması sonunda uygulanabilir kararı verilen çözüm önerileri uygulamaya alındıktan sonra, ortaya çıkan yeni durumun, bölüm standartlarına yansıtılması ve o andan itibaren yeni şekliyle faaliyet göstermesi gerekmektedir.

Ekip çalışmalarında uygulaması yapılan çözüm önerilerinin olumsuz bir etkisi olmadığı ve amaçlanan iyileştirme veya geliştirmeyi gerçekleştirdiği görüldüğünde uygulama ilgili doküman ve kayıtlara işlenir ve uygulama standart hale getirilir.

 

5.5. Ekip Üyelerini Ödüllendirme ve Onurlandırma

Ekip çalışmalarında yer alan çalışanlar, çözüm önerilerinin tamamının uygulanması ve standartlaştırılması sonrasında ( 3- 6 ay ) ödüle ve onurlandırmaya hak kazanırlar.

Ödüllendirme ihtiyaç duyulan periyotlarda KGK tarafından yapılır.

Her bir ekip ” İyileştirme ekipleri etkinlik değerlendirme formu”‘na göre değerlendirilir.

Her bir ekip; rehber, işletme yöneticisi ve kalite yönetimi müdürünün değerlendirmesi sonrası alacağı puana göre ödüle hak kazanır.

Ekibin aldığı ödül ekip üyeleri arasında eşit bölünerek her bir ekip üyesine verilir.

Ekibin aldığı puan ve ödül, ekibin her bir üyesine kalite yönetimi müdürlüğü tarafından yazılı olarak duyurulur.

Ekip çalışmalarına üç kez ve daha fazla katılmayan üyelere ödül verilmez ve onurlandırılmazlar.

Ödüller nakit olarak yapılmaz. KGK’nin belirleyeceği bir şekilde ödüllendirme ve onurlandırma yapılır.

Standartlaşma sonrası Kurumumuzdan ayrılan ekip üyesinin hakkı saklıdır.

 

  1. KONTROL :

Bu talimat kalite yönetimi müdürlüğü tarafından ihtiyaç duyulan periyotlarda uygulama ile talimat arasında farkın olup olmadığı amacıyla gözden geçirilir.

 

Daha fazla göster

Benzer Yazılar

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

19 − 11 =

Ayrıca Kontrol Edin

Kapat
Kapat
Araç çubuğuna atla